Configuração da Agenda Avançada (Agenda de Disponibilidade)

 

Cadastro de Agenda de Disponibilidade 

1. Objetivo. 

Este documento tem como objetivo a explicação para elaborar o cadastro da agenda de disponibilidade para serviços de assistência técnica, entrega de chaves e o que mais convir ao cliente. 

2. Conceito. 

A agenda de disponibilidade tem como foco permitir o cliente ou o operador a escolha da data para um determinado agendamento de atividade a ser executada.  

3. Cadastro. 

1º Passo: Inicialmente, precisamos cadastrar a faixa de horas por usuário, essa configuração permite definir os horários úteis de atendimento de determinado usuário. Siga o seguinte caminho:  

CRM > Cadastro > Menu Avançado > Faixa de Horas por usuários 

Selecione “Adicionar” para incluir um nova faixa de horas: 

2° Passo: Aqui iremos cadastrar o nome da faixa de horas, para que seja possível diferenciá-la posteriormente.  

 

3º Passo:  Após salvar a faixa de horas, para editar, basta selecionar o item “Detalhes da Faixa de Hora…” conforme abaixo 

 

4° Passo: Iremos agora cadastrar efetivamente os dias e horário de trabalho do operador. Clique em “Adicionar” 

 

5° Passo: Após clicar, você será redirecionado para a tela de seleção dos dias e horários conforme abaixo: 

Dentro de uma mesma faixa de horas, é possível adicionarmos uma série de informações referente a disponibilidade do técnico, essas informações podem ser elencadas no campo “Tipo Hora” conforme abaixo:  

6º passo: Para incluir o horário de descanso do operador, basta incluir uma nova faixa de horas na seleção de “Adicionar” conforme abaixo:  

Após isso, vamos inserir as seguintes informações: horário, o tipo da hora (como intervalo) e selecionar a informação do descanso e adicionar conforme grifado abaixo. 

Nesta etapa, iremos apenas complementar o restante das horas úteis, para finalizar a jornada do respectivo operador. 

Toda a jornada ficará registrada de acordo com modelo acima. 

7º passo: Iremos incluir agora a respectiva faixa de horas dentro do cadastro do usuário, acessando o caminho a seguir: 

CRM > Cadastro > Usuários 

Para editar o cadastro do usuário, basta selecionar o ícone de editar que está grifado:  

Para incluir, a faixa de horas, dentro do cadastro do operador, o usuário deverá acessar a aba “Faixa de Horas” 

Dentro da aba de Faixa de Horas, clique em “incluir”, selecione a faixa de horas cadastrada anteriormente, e clique em incluir e confirmar para concluir a operação:  

Importante selecionar a data de início da validade da agenda (não necessariamente é preciso selecionar uma data final, mas caso seja de interesse, já poderá deixar registrado). 

8º passo: Para habilitarmos o agendamento para determinado status é necessário seguir o seguinte caminho e clicar em “Editar” no empreendimento desejado: 

Ao acessar a página do empreendimento, vá até a aba de “Disponibilidade” grifada abaixo:  

Dentro da Aba de “Disponibilidade” vamos inserir uma nova disponibilidade para ser utilizada em uma divisão e solicitação específica. Selecione adicionar, conforme abaixo:  

Ao adicionar, você deverá preencher os seguintes campos:  

1. Selecione quais blocos do empreendimento a agenda deverá estar disponível; 

2. Selecione o período do qual a agenda ficará disponível (com horário para início e horário final); 

3. Selecione a recorrência da Agenda, ou seja, a cada quantos dias ela estará disponível para seleção. 
   
   
4. Importante: “Todos os dias da Semana” será contabilizado os dias úteis da faixa de horas cadastrada para o usuário, ou seja, caso sejam somente de segunda a sexta, assim será exibido na disponibilidade da agenda. 

4. Selecione o tempo de duração do agendamento, ou seja, quanto tempo o procedimento em questão levará até a sua conclusão 

5. Selecione também o intervalo entre um agendamento e outro, para que o técnico ou quem acompanhará a agenda, possa se preparar para o próximo atendimento.  

1. Para informar o tempo, pense na estrutura hh:mm (hora e minuto), por exemplo: 01:00 (uma hora) e 00:01 (um minuto); 

6. Na opção “Tipo de Agendamento” é onde iremos selecionar para qual divisão e solicitação a agenda parametrizada ficará disponível, basta selecionar na lista de resultados: 

7. Após a seleção da divisão e solicitação, salve as configurações.  

9º passo: Para concluir a configuração da agenda da disponibilidade, iremos agora para o fluxo da solicitação onde a disponibilidade foi cadastrada.  

CRM > Cadastro > Fluxo de Operação 

Ao editar o status em que o operador/cliente deve visualizar a agenda do técnico, selecionar a seguinte função:  

Importante: a função “Permite Reagendamento” deverá estar selecionada para habilitada conforme abaixo, as opções de liberar ou manter o operador atual devem ser avaliadas também. 

Verifique também a informação do “Reagendar para quando?” para que definir quais as opções de reagendamento que o operador poderá inserir.   

10º passo: Para consultar a grade de atendimento, basta seguir o caminho:  

CRM > Funcionalidades > Grade de Agendamento 

O administrador será redirecionado para uma página com um calendário, onde poderá selecionar qual o tipo de visualização deseja (mês, semana e dia). 

O usuário também pode verificar o agendamento em sua página inicial de Ocorrências: 

4. Conclusão. 

Essas foram as configurações da agenda de disponibilidade do técnico, caso tenha alguma dúvida, não hesite em nos procurar. 

Importante: Por hora está como não entregável a trava de agendamento D+D, ou seja, não conseguimos bloquear que o cliente agende hoje somente para daqui a alguns dias.