Cadastro de Agenda de Disponibilidade
1. Objetivo.
Este documento tem como objetivo a explicação para elaborar o cadastro da agenda de disponibilidade para serviços de assistência técnica, entrega de chaves e o que mais convir ao cliente.
2. Conceito.
A agenda de disponibilidade tem como foco permitir o cliente ou o operador a escolha da data para um determinado agendamento de atividade a ser executada.
3. Cadastro.
1º passo: Inicialmente, precisamos cadastrar a jornada de trabalho e os horários úteis de atendimento do operador. Acesse o caminho CRM > Cadastro > Menu Avançado > Faixa de Horas por usuários para criar uma nova faixa com um nome de identificação. Nos detalhes dessa faixa, configure a rotina inserindo os dias e períodos de trabalho (com o “Tipo Hora” configurado como Normal) e os momentos de descanso ou almoço (com o “Tipo Hora” como Intervalo).
Toda a jornada ficará registrada de acordo com o modelo acima.
2º passo: Iremos incluir agora a respectiva faixa de horas dentro do cadastro do usuário, acessando o caminho a seguir:
CRM > Cadastro > Usuários
Para editar o cadastro do usuário, basta selecionar o ícone de editar que está grifado:
Para incluir, a faixa de horas, dentro do cadastro do operador, o usuário deverá acessar a aba “Faixa de Horas”
Dentro da aba de Faixa de Horas, clique em “incluir”, selecione a faixa de horas cadastrada anteriormente, e clique em incluir e confirmar para concluir a operação:
Importante selecionar a data de início da validade da agenda (não necessariamente é preciso selecionar uma data final, mas caso seja de interesse, já poderá deixar registrado).
Complemento Técnico: Para que o operador apareça disponível na agenda para seleção, é obrigatório que essa faixa de horas esteja vinculada ao cadastro dele. Além disso, note que o usuário padrão multidados possui uma trava interna no sistema e não é exibido na agenda. Utilize sempre um usuário/operador comum para realizar os testes e validações.
3º passo: Para habilitarmos o agendamento para determinado status é necessário seguir o seguinte caminho e clicar em “Editar” no empreendimento desejado:
Ao acessar a página do empreendimento, vá até a aba de “Disponibilidade” grifada abaixo:
Dentro da Aba de “Disponibilidade” vamos inserir uma nova disponibilidade para ser utilizada em uma divisão e solicitação específica. Selecione adicionar, conforme abaixo:
Ao adicionar, você deverá preencher os seguintes campos:
Selecione quais blocos do empreendimento a agenda deverá estar disponível;
Selecione o período do qual a agenda ficará disponível (com horário para início e horário final);
Selecione a recorrência da Agenda, ou seja, a cada quantos dias ela estará disponível para seleção.
Importante: “Todos os dias da Semana” será contabilizado os dias úteis da faixa de horas cadastrada para o usuário, ou seja, caso sejam somente de segunda a sexta, assim será exibido na disponibilidade da agenda.
Selecione o tempo de duração do agendamento, ou seja, quanto tempo o procedimento em questão levará até a sua conclusão.
Selecione também o intervalo entre um agendamento e outro, para que o técnico ou quem acompanhará a agenda, possa se preparar para o próximo atendimento.
Para informar o tempo, pense na estrutura hh:mm (hora e minuto), por exemplo: 01:00 (uma hora) e 00:01 (um minuto);
Na opção “Tipo de Agendamento” é onde iremos selecionar para qual divisão e solicitação a agenda parametrizada ficará disponível, basta selecionar na lista de resultados:
Complemento Técnico: A disponibilidade configurada no Empreendimento precisa ser incluída exatamente na mesma Divisão e Solicitação em que o status atual da ocorrência está localizado.
Após a seleção da divisão e solicitação, salve as configurações.
4º passo: Para concluir a configuração da agenda da disponibilidade, iremos agora para o fluxo da solicitação onde a disponibilidade foi cadastrada.
CRM > Cadastro > Fluxo de Operação
Ao editar o status em que o operador/cliente deve visualizar a agenda do técnico, selecionar a seguinte função:
Importante: a função “Permite Reagendamento” deverá estar selecionada para habilitada conforme abaixo, as opções de liberar ou manter o operador atual devem ser avaliadas também.
Verifique também a informação do “Reagendar para quando?” para que definir quais as opções de reagendamento que o operador poderá inserir.
Complemento Técnico: Para o funcionamento completo do Auto Agendamento customizado pelo cliente (ex: portal de vistoria), é necessário que a OC seja encaminhada para um status que possua o código agenda_ok. Além disso, esse status de destino precisa estar contido nas regras do fluxo da ocorrência.
5º passo: Para consultar a grade de atendimento, basta seguir o caminho:
CRM > Funcionalidades > Grade de Agendamento
O administrador será redirecionado para uma página com um calendário, onde poderá selecionar qual o tipo de visualização deseja (mês, semana e dia).
O usuário também pode verificar o agendamento em sua página inicial de Ocorrências:
4. Conclusão.
Essas foram as configurações da agenda de disponibilidade do técnico, caso tenha alguma dúvida, não hesite em nos procurar.
Importante: Por hora está como não entregável a trava de agendamento D+D, ou seja, não conseguimos bloquear que o cliente agende hoje somente para daqui a alguns dias.
Complemento Técnico (Visualização na Tela de Agendamento): A tela do portal de agendamento vem, por padrão, exibindo a grade de horários agrupada apenas por períodos maiores (Manhã e Tarde). Caso seja necessário exibir todos os horários específicos disponíveis, basta ligar a chave getDesv 201492.
