Timesheet Lançamento de Horas e Aprovação Foco Cliente e Profissional.

Índice.

1. Para que serve o Timesheet.

2. Onde é Usado o Timesheet.

3. Fique ligado nestes Pré-requisitos.

4. Riscos.

5. Procedimentos.

5.1. Lançamento de horas.

5.2. Conferência e aprovação de horas.

5.3. Timesheet / Funcionalidades / Aprovações.

5.4. Aprovação Nível: 1-Aprovação Foco Cliente.

5.5. Aprovação Nível: 1-Aprovação Foco Profissional.

6. Recomendações.

 

1. Para que serve o Timesheet.

O Timesheet da MultidadosTI (@multidadosTI) permite fazer lançamento de horas trabalhadas em cada tarefa de projetos ou serviços pelos colaboradores ou terceiros. Esses lançamentos podem ser feitos de várias formas diferentes como (lançamento manual, lançamento por scheduler, cronômetro e etc.). Pode-se também limitar períodos em que cada colaborador pode fazer apontamentos. Essas horas poderão ser aprovadas ou reprovadas por vários níveis de hierarquia. A qualquer momento, as pessoas que tiverem as devidas permissões poderão visualizar essas horas utilizando vários filtros e agrupamentos disponibilizados pelo sistema.

2. Onde é usado o Timesheet?

• Apontamento de Horas pelo calendário: para controle de horas e atividades realizadas.

• Apontamento de Despesas pelo calendário: para controle de despesas realizadas.

• Aprovação de Horas e Despesas: controle das horas e despesas cobráveis e não cobráveis, reembolsáveis e não reembolsáveis e aprovação de horas multi níveis.

• Apontamento via Cronômetro: permite iniciar o contador de tempo durante a execução do trabalho. Ao clicar em “stop”, o sistema gera um apontamento no calendário.

• Apontamento via Servicedesk: ao movimentar uma ocorrência, o sistema permite lançar horas e o número da ocorrência passa a residir no apontamento de horas no calendário.

• Apontamento via Mobile: no aplicativo MultidadosTI também é possível realizar apontamentos de horas e despesas.

3. Fique ligado nestes Pré-requisitos!

• Primeiramente é necessário estar com o módulo de Timesheet habilitado.

• O usuário precisa estar cadastrado e ter acesso ao sistema. Consulte o manual Cadastro de Novo Usuário.

• É preciso que o usuário tenha as devidas permissões de acesso. Consulte o manual Cadastrar Perfil de Acesso.

• Importante também que o usuário que for lançar horas, esteja devidamente habilitado no Cadastro de Prestadores de Serviço. Consulte o manual Cadastro de Prestadores de Serviço.

• O usuário que for realizar o lançamento de horas precisa fazer parte de um grupo de prestadores. Consulte o manual Grupos de Prestadores.

• Necessário ter um projeto cadastrado e possuir prestadores participando desse projeto.

• Consulte maiores informações acessando os manuais destacados logo abaixo:

Cadastro de Novo Projeto, Cadastro de Tabela de Preço.

• É imprescindível é muito importante que siga todos os pré-requisitos acima e que o sistema esteja atualizado na versão mais recente. Caso haja dúvidas, por favor entre em contato com o nosso Suporte pelo telefone 11-2579-8789

4. Riscos.

• Exportação de Dados do Sistema: deve-se atentar para o fato de que o sistema multidados permite a exportação de dados para planilhas excel onde podem haver dados sensíveis.

• Cópia de Apontamentos no Calendário: caso deseje copiar algum apontamento no calendário de uma data para outra onde esse apontamento possua despesas ou arquivos incluídos, eles não serão copiados junto. Ao tentar copiar todos os apontamentos de um mês para o outro, o sistema pode trazer resultados inesperados.

• Aprovação e Reprovação de Horas Apontadas: se o apontamento for reprovado no foco Cliente, ele automaticamente ficará com o status Cancelado (será visualizado na cor vermelha no calendário). Para que um apontamento seja reprovado, o sistema vai exigir que você insira uma observação (no campo de mesmo nome), ou seja, informar o motivo da reprovação dessas horas. Mais um detalhe importante, ao reprová-las no Foco Cliente elas não serão disponibilizadas pelo sistema ao clicar em Filtrar no Foco Profissional. Importante destacar também que a reprovação das horas impossibilita sua exclusão e qualquer tipo de alteração pelo calendário. O mesmo vale para aprovações no foco Profissional.

• Alteração da opção Cobrável na Aprovação de Horas: caso seu projeto seja cobrável e ao filtrar as horas no Foco Cliente você desmarcar essa opção na coluna Cobrável, será necessário inserir uma justificativa no campo com mesmo nome. Se tentar aprovar sem essa justificativa, o sistema emitirá um alerta. O mesmo vale para o inverso, ou seja, se a opção estiver desmarcada e você marcá-la, também deverá justificar a alteração.

• Alteração da opção Prestador de Serviço Remunerado: se ao filtrar as horas no Foco Profissional as mesmas estiverem com a opção Prestador de Serviço Remunerado marcada, ao desmarcá-la o sistema também vai exigir que seja inserido uma justificativa antes de poder aprovar. O mesmo vale para o inverso.

• Alteração Manual da Hora Revisada: o sistema permite alterar manualmente as horas da coluna Hora Revisada na aprovação do foco Cliente. Saiba que se você alterar manualmente essas horas para qualquer outro valor, o sistema vai informar que é necessário justificar a alteração dessas horas antes de permitir que seja aprovada.

• Alteração Manual da Hora Remunerada: ao verificar a coluna Hora Remunerada na aprovação de horas com foco no Profissional, o sistema permite que seja alterado esse valor caso julgue necessário. Se as horas nesse campo forem alteradas manualmente, será necessário justificar essa alteração antes de poder aprovar.

• Alteração de Dados do Apontamento após Aprovação em Algum Nível: quando um lançamento de horas estiver aprovado em qualquer nível, nenhuma alteração poderá ser feita e nem sua exclusão pelo calendário.

Agora, ciente do que é necessário estar atento conforme as informações acima, vamos colocar a mão na massa!

5. Procedimentos.

5.1. Lançamento de horas.

Para fazer o lançamento de horas, vamos para Timesheet > Funcionalidades > Calendário, Clique no horário do lado esquerdo superior para indicar o começo da carga horária e clique novamente no lado esquerdo inferior para indicar o fim da carga horária, como mostra a imagem abaixo.

 

Feito isso, será aberto uma tela (Realizando Lançamento). Veja na próxima imagem.

 

Como esse lançamento está sendo feito pelo próprio prestador de serviço, o sistema carregará automaticamente o nome dele. Agora vamos inserir os seguintes dados.

• Cliente*: é onde informamos para qual cliente o lançamento será feito.

• Projeto*: defina aqui para qual projeto desse cliente o lançamento deve ser feito.

Essa escolha é importante, pois o cliente em questão pode ter mais de um projeto.

• Data*: Por padrão, o sistema carrega a data final sendo o dia atual. Mas o lançamento também pode ser feito para dias anteriores ou posteriores.

No item Inclusão de Horas:

• Classe*: campo onde é informado a classe da prestação de serviço (de acordo com a metodologia do projeto). Se seu projeto possuir apenas uma classe cadastrada, virá de forma automática o preenchimento.

• Fase*: Especifica a fase realizada (de acordo com a metodologia do projeto). Caso o projeto possua apenas uma, será carregado automaticamente.

• Atividade*: Especifica o tipo de atividade realizada (de acordo com a metodologia do projeto). Se seu projeto possuir apenas uma, também será carregado automaticamente.

• Lancto. Realizado: aqui temos duas opções, sendo elas, interno ou externo.

• Horário*: campo onde mostra a quantidade de horas dividas em início, início intervalo, fim intervalo, fim e total.

• Narrativa Principal: campo para inserir qualquer informação que seja relevante para o lançamento em questão. Seu preenchimento pode ou não ser obrigatório.

• Inclusão de Arquivos: local para fazer o upload de arquivos com extensões pdf, doc, txt, xls e jpg.

Agora para finalizar, basta clicar no botão Salvar.

IMPORTANTE: Apontamentos por cronômetro, quando existe um cronômetro em aberto, a tela do calendário não permite realizar outros lançamentos enquanto o cronômetro não for finalizado.

Ufa, pareceu complicado quando começou, mas na verdade foi mais simples do que parece, não acha? Vamos verificar agora a aprovação desse apontamento.

5.2. Conferência e aprovação de horas.

Agora feito o lançamento de horas conforme o item 5.1 desse manual, voltaremos para o calendário, onde mostra qual status ou situação está o lançamento de horas. Imagem abaixo.

 

Veja que o lançamento de horas, ou se preferir Timecard, está na cor amarela.

Isso quer dizer, que está aguardando aprovação ou aprovado somente no Foco Profissional. Vamos explicar melhor mais adiante.

Para fazer esta aprovação ou mudança de status, você terá por padrão dois focos, aprovação das horas com Foco no Cliente e com Foco no Profissional. Siga para:

• Timesheet > Funcionalidades > Aprovações > Foco no Cliente.

• Timesheet > Funcionalidades > Aprovações > Foco no Profissional.

Mas antes de vermos as horas em fase de aprovação, segue abaixo uma rápida explicação dos campos que encontrará.

5.3. Timesheet > Funcionalidades > Aprovações.

Para fazer as aprovações ou mudança de status temos que seguir para Timesheet > Funcionalidades > Aprovações > Foco no Cliente ou Foco no Profissional.

Foco no Cliente: Neste item temos o sub item Filtro de Aprovações de Horas-Foco Cliente, onde existem vários filtros, que auxiliam na busca ou consulta de alguma aprovação de horas.

• Data: o sistema carrega este filtro por padrão com um período de 5 dias entre a data inicial e a data final. Veja que é possível mudar a data inicial ou data final para alguma data específica conforme a necessidade da aprovação.

• Cliente (Interno ou Externo): selecione neste filtro o cliente que deseja que o sistema carregue as horas pendentes de aprovação.

• Projeto: aqui é onde você define também qual o projeto desse cliente deseja que o sistema retorne as horas aguardando aprovação, sejam eles projetos novos ou de manutenção.

• Prestador de Serviço: campo utilizado para identificar quem é o prestador. Caso tenha mais de um no projeto, este campo permite filtrar as horas de algum especificamente, ou se tiver mais de um prestador e precisar aprovar as horas de todos, basta deixar esse campo em branco e o sistema retornará as horas de todos os prestadores conforme os filtros anteriores.

• Filial (do Projeto e do Prestador): utilizado para definir as filiais de cada empresa. Ex.: Matriz, São Paulo, Rio de Janeiro, Brasília, etc.

• Área (do Projeto e do Prestador): utilizado para definir as áreas de negócio. Ex.: Infraestrutura, Sistemas, Auditoria, Consultoria, etc.

• Equipe (do Projeto e do Prestador): utilizado para subdividir as áreas de negócio. Ex.: Sistemas – Financeiro, Sistemas – RH, etc.

• Responsável pelo Projeto: o sistema também permite selecionar quem é o responsável pelo projeto.

• Nível de Aprovação-Foco Profissional: você também pode filtrar essas horas que já tenham sido aprovadas em outros níveis ou que estejam pendentes de aprovação em um nível específico.

• Nível de Aprovação que Deseja Aprovar: selecione aqui o nível que deseja filtrar as horas para aprovação. Você pode criar quantos níveis forem necessários.

• Cobrável: aqui temos um ponto importante. Se o projeto a que essas horas lançadas forem horas cobráveis, ao carregar as horas para aprovar o sistema trará essa opção marcada automaticamente.

• Grupo de Atividade 1: especifica o grupo de atividade realizada (de acordo com a metodologia do projeto).

Feito a seleção dos filtros agora basta clicar no botão Filtrar.

Obs.: Necessariamente não é preciso selecionar ou inserir informação em todos os filtros, basta selecionar alguns deles como a data por exemplo para ser feito o filtro de alguma aprovação.

Exemplo: neste caso usaremos o filtro data, selecionando uma data inicial e a data final.

Siga para Timesheet > Funcionalidades > Aprovações > Foco no Cliente.

Teremos logo abaixo o resultado do filtro utilizado.

 

5.4. Aprovação Nível: 1-Aprovação Foco no Cliente.

Aqui você pode ativar a opção Selecionar Todos para aprovar todas as horas exibidas conforme os filtros ou clicar no lado esquerdo de cada lançamento para aprovar apenas as horas que desejar. Ou se preferir pode exportar para excel e imprimir um relatório. Mas antes de falarmos sobre a aprovação, vale destacar alguns pontos importantes conforme a imagem acima.

No calendário, o apontamento ficará na cor verde quando for aprovado no Foco Cliente. Se o mesmo for aprovado apenas no Foco Profissional sua cor permanecerá amarela. Dessa forma, você saberá visualmente que o lançamento não foi aprovado no Foco Cliente ou em todos os seus níveis, sendo assim ele ainda está em fase de aprovação.

Assim que realizar a aprovação, vá para Timesheet > Funcionalidades > Calendário, lá você verá que a cor do lançamento passou de amarelo para verde.

Obs.: Na imagem abaixo, foi feita aprovação no Foco no Cliente.

 

5.5. Aprovação Nível: 1-Aprovação Foco Profissional.

A aprovação nesse foco é bem parecida com a aprovação no Foco Cliente. Você pode ativar a opção Selecionar Todos para aprovar todas as horas exibidas conforme os filtros ou clicar no lado esquerdo de cada lançamento para aprovar apenas as horas que desejar. Ou se preferir, pode exportar para excel e imprimir um relatório.

Siga para Timesheet > Funcionalidades > Aprovações > Foco no Profissional, ao filtrar as horas nesse foco você ainda poderá definir se o prestador de serviço será remunerado ou não e também a quantidade de horas a serem remuneradas.

Pronto! Finalizamos mais essa etapa. Agora veja abaixo mais algumas dicas importantes!

6. Recomendações.

Temos todos os manuais citados acima e muitos outros disponíveis neste link https://multidadosti.com.br/docs

Sobre segurança, recomendamos também a leitura do documento Segurança/ LGPD, para entendimento da Lei 13.709/2018 clicando no link abaixo. https://multidadosti.com.br/docs/arquivos/8756