Pra que serve? ou melhor, o que é? DocuSign é um software de assinatura digital, ideal para formalização de documentos importantes, rápido e pratico, com o DocuSign você só precisa criar sua assinatura no próprio site e usar nos documentos que desejar, neste caso, iremos realizar a integração da sua assinatura no Docusing no nosso sistema da MultidadosTI.
Pré-requisitos: é necessário já possuir uma conta no DocuSign e ter uma assinatura já cadastrado, caso não tenha, clique aqui e crie uma conta e siga os passos do site.
Após ter criado sua conta no DocuSign, é necessário criar também uma conta no site de desenvolvedores do Docusign ( https://developers.docusign.com ).
No canto superior direito, clique em criar conta conforme demonstra no print.
Preencha as informações necessárias para realizar o cadastro, utilize seu e-mail corporativo para realizar o cadastro.
Após realizar o cadastro, clique no seu ícone da sua conta no canto superior direito e clique em My apps & Keys
Caso esta opção não apareça de primeira, clique em Settings na barra superior direita do site.
Se a página não te redirecionar de primeira para área de Apps & Keys, você irá conseguir visualiza-la no canto esquerdo da página no menu lateral.
Ao acessar a página de Apps & Keys iremos nós deparar com duas informações importantes, anote essas informações em um bloco de notas pois iremos usa-las já já!
Copie essas informações marcadas em vermelho e em seguida clique em ADD APP & INTEGRATION KEY
Insira o nome desejada para integração e você irá acessar a página com mais informações valiosas para a integração.
Aqui você irá precisar também tomar nota das seguintes informações:
Com todas as informações salvas e com o URL colocado conforme demonstrado no print, clique em salvar para validar as alterações.
Daqui em diante daremos continuidade no manual de dentro do CRM da @MultidadosTI, esteja com as informações que você salvou em mãos pois iremos precisar!
Acesse o caminho CRM>Cadastro>Status e escolha a opção “Assinatura de Documentos”. Clicando em “Adicionar envio de Documento para Assinatura” abrirá um popup semelhante ao de e-mail onde será possível criar o documento que será enviado para assinatura. É necessário informar o nome e e-mail de 4 testemunhas que também assinarão o documento.
Existem âncoras de assinatura para realizar o posicionamento das assinaturas dos envolvidos. Essas âncoras devem sempre estar com a cor branca para não aparecerem no documento final. Para utilizar ela deve-se seguir o padrão:
/s{nº ordem de assinatura} – {variável do nome do assinante}/
Exemplo:
Também existem variáveis para pegar os nomes das testemunhas, seguindo o padrão:
%testemunha_{nº ordem do formulário}%
Além de ter variáveis para os clientes participantes do projeto, seguindo a mesma lógica das testemunhas Essas participantes são limitadas até 5 (cinco) clientes participantes (Será usada a ordem em que foi feita os cadastros deles).
Existe também uma variável que pega a planta escolhida pelo cliente e anexa no documento. Para usa-la, adicione no documento a variável:
%imagem_planta%
Após a configuração do Status, movimentando a ocorrência para o status configurado, ele realizar o envio do e-mail para o cliente selecionado e para todas as testemunhas incluídas na configuração do status.
O e-mail que será enviado.
Ao clicar em “Review Document” será redirecionado para a página com o documento configurado no status com o campo para assinatura digital.
Para o pleno funcionamento da ferramenta é necessário realizar a configuração de integração, acessando “CRM ou ServiceDesk>Parametrizações>Configurações Docusign”.
Serão exibidos quatro campos de preenchimento obrigatório (mais informações sobre os campos no manual DocuSign – Configuração no site).
Lembra das informações que pedi pra você anotar? agora é o momento de usa-las!
Também será necessário gerar o token de acesso, que só estará disponível após o preenchimento dos quatro campos acima e o clique no botão salvar.
Ao clicar no botão “Gerar Novo Token” será aberto um popup pedindo para fazer login no Docusign e pedindo autorização para o sistema se integrar.
Após isso será exibido uma mensagem informando que a autenticação ocorreu com sucesso e o popup será fechado automaticamente após alguns segundos.
Ao finalizar o processo a popup será fechada, e será exibido na tela anterior o Token de acesso, o Token de atualização e suas respectivas datas de expiração.
É possível configurar o CRM para movimentar automaticamente a ocorrência caso o contrato seja totalmente assinado por todos os assinantes.
Para isso é basta criar um status com o código “DOCUSIGN_SUCESSO” e pronto! Quando todos os assinantes assinarem o documento a ocorrência será automaticamente movimentada para o status que possui esse código.
Também é possível configurar o CRM para movimentar automaticamente a ocorrência caso o contrato tenha sido recusado por uma das partes ou caso algum gestor da plataforma do Docusign tenha cancelado ou excluído o documento (ação “void” ou “delete” na plataforma do Docusign).
Para isso é basta criar um status com o código “DOCUSIGN_FALHA” e pronto! Caso o documento seja recusado por alguma das partes ou ele seja cancelado/deletado a ocorrência será automaticamente movimentada para o status que possui esse código.
O token de acesso tem uma duração de 8 horas. Após esse período é necessário criar um novo token. O DocuSign nos envia um token de atualização com uma duração de 30 dias (aproximadamente) que nos auxilia no processo de renovação do token de acesso sem a necessidade de interferência humana.
Caso se passe mais de 30 dias sem a utilização do token de atualização, é necessário acessar as configurações do Docusign no sistema e clicar no botão “Gerar Novo Token”.
***Importante: O Docusign requer, por padrão, que o ambiente de homologação tenha enviado pelo menos 20 documentos para assinatura, e que sua conta de produção tenha um plano selecionado. Depois de completar essas etapas, acesse a tela de API e chaves no aplicativo que você criou. Clique em “Ações “ e selecione “Iniciar revisão de ativação”. Clique em Analisar (este procedimento pode demorar até 20 minutos)*** O docusign não aceita imagens. Em algumas variáveis você pode encontrar imagens como logotipo ou em caso de personalize, a planta escolhida, contudo, imagens externas são permitidas cadastrar no status, porém não serão enviadas pelo docusign.
Parabéns! finalizamos mais um documento, agora você já está ciente de como funciona a ferramenta de Docusign!
Aproveite que está por aqui e de uma olhada nos nossos artigos relacionados:
Cadastro de prestador de Serviços
Docusign – Configuração no site
