Cadastro de Campo Adicional de TimeSheet

Pra que serve? Este manual tem o intuito de te auxiliar a criar campos adicionais que serão usados no seu lançamento de horas no timesheet. Existem diversos tipos de campos adicionais que servem para diversas funções, e iremos aprender todas agora!

Pré-requisitos: projetos, prestadores de serviço e tabelas de preço cadastrados no sistema.

Campos Adicionais

Para acessar os Campos Adicionais de Timesheet siga o seguinte caminho: Timesheet > Cadastro > Menu Avançado > Campos Adicionais > Timesheet.

Veja melhor no print abaixo.

Ao clicar, você será direcionado para página de Campos Adicionais, aqui poderemos pesquisar por campos já criados anteriormente utilizando os Filtros ou podemos criar um Novo Campo Adicional, que é o que iremos fazer agora.

Clicando na opção de Novo Campo, você irá ver esta página com os campos a serem preenchidos para a criação de um novo campo.

Nome do Campo: aqui será dado o nome para o seu campo adicional, este será o nome que será visualizado no TimeSheet, colocar nomes diferentes nos campos Inglês e Espanhol é opcional ( e ao você preencher o campo em Português e apertar enter, os outros campos já serão completados automaticamente com o nome em português).

Código: dê um código para seu campo, é recomendado que seja usado até 4 caracteres.

Código Auxiliar: insira outro código para auxiliar a busca do seu campo, este campo não é obrigatório.

Observação: agora coloque uma observação para o seu campo, para o que ele serve ou como deve ser usado ou qualquer observação que você queira.

Tipo: aqui as coisas começam a ficar complicadas, em tipo você escolherá o tipo do seu Campo Adicional, existem 14 tipos de campos adicionais ao todo:

• Texto Livre: te permite criar um Campo com o um texto livre para ser usado como bem entender.
• Checkbox: cria uma checkbox para ser selecionada ou não com a informação que você deseja.
• Link / URL: você cria um campo adicional que ao ser clicado redireciona o usuario para o link cadastrado.
• Número Inteiro: te permite criar um campo com números inteiros, você pode escolher a quantidade permitida de caracteres para o número em Tamanho.
• Valor Monetário: cria um campo com valor monetário, também é possível declarar a quantidade de caracteres permitida utilizando o campo Tamanho.
• Lista de Valores: em lista de valores, você poderá dar um valor a uma lista, esta lista também possui um código próprio, a lista de valores possui ativadores, clicando em Add ( Listar Todos ) ou Add ( Listar mesmos limites), você irá selecionar o campo que deseja que esta lista seja atrelada e o valor já criado.
  Também é possível escolher o contexto para este campo; clicando em Contextos você irá ver o campo de solicitações onde será possível selecionar a solicitação que deseja que esta lista apareça; clicando em Status você poderá escolher o status para lista também.
• Data: cria um campo para inserir uma data no formato DD/MM/AAAA ( dia-mês-ano).
• Data/Hora: permite a criação do campo de data e hora no formato DD/MM/AAAA e 00:00:00
• Data (mm/aa): parecido com o campo Data, esta opção te permite inserir uma data porém no formato MM/AA (Mês-Ano)
• Cartão de Crédito: cria um campo para ser preenchido no timesheet com o número e  bandeira, não há necessidade de preencher este campo em Valor Padrão.
• CPF: Cria um campo para preencher o CPF no lançamento do timesheet, igual a opção de cartão de crédito, este campo não deve ser preenchido em Valor Padrão.
• CNPJ: mesmo esquema da opção de cima.
• CPF ou CNPJ: um megazord ( junção ) das opções acima.
• Telefone: te permite criar um campo com um número de telefone com DD, preencha no campo Valor Padrão.

Ufa, esse foi todos os tipos de campos que existem e podem ser usados, recomendo dar uma esticadinha nas costas ou tomar um cafezinho antes de continuarmos!

Preparado? Vamos continuar!

Ainda em Campos Adicionais, temos a opção:

• Tamanho:  assim como Tipo, este campo é essencial para criação de Campos Adicionais, pois ele será utilizado para declarar a quantidade de caracteres que poderá ser preenchida no Valor Padrão do apontamento.
• Valor Padrão: esse campo é muito importante pois nele será onde você irá declarar o ”valor” do tipo de Campo Adicional que escolheu. Se escolher o tipo de campo como Data, será no campo valor que você irá inserir a data, isso vale para todos os outros tipos de campos adicionais.
• Grupo: selecione um grupo já pré-cadastrado que os campos farão parte.
• Ordem de Exibição: escolha a ordem de exibição que este campo aparecerá no lançamento do timesheet.

Acessibilidade

• Obrigatório: o campo é obrigatório e precisa ser preenchido para ver salvo no sistema.
• Listável: faz com que o campo apareça nos itens de lista, como em relatórios e nas listas de Detalhes de Ocorrências.
• Filtrável – ele pode ser usado como filtro em qualquer lugar do sistema.
• Agrupável: o campo pode servir como agrupamento de registros de relatórios.

Contextos

• Cadastro de Timecard: esta opção é obrigatória para que seu campo apareça no lançamento do timecard.

Extra

• Contatos de Cliente podem visualizar ou preencher esse campo: marque ou desmarque esta opção para ativar este campo.
• Visualizar nome do usuário responsável pela última atualização: marque ou desmarque esta opção para verificar quem foi a última pessoa que realizou alguma modificação.
• Ignorar a quantidade de colunas informada no grupo de campos adicionais: ao ativar essa opção, o sistema exibirá os campos adicionais na ordem padrão e não respeitará a definição de exibição de colunas inserida manualmente.

Clique em GRAVAR para salvar seu campo. É recomendado que após criar seu campo, relogue no sistema para que todas as alterações tenham efeito. Dica: sempre que criar ou alterar algum campo adicional, saia e relogue no sistema. Agora volte para a página de Campos Adicionais ( Timesheet> Cadastro > menu avançado > Campos Adicionais > Timesheet ) e clique em Enviar para visualizar o campo que você acabou de criar.

Criei outros campos que serão visualizados no nosso exemplo de lançamento de timesheet.

Com seus campos adicionais prontos, seguiremos para o Timesheet, vá para Timesheet > Funcionalidade > Calendário, visualize melhor no print abaixo.

Calendário TimeSheet

Vamos começar a ver sobre o calendário do timesheet, como realizar um lançamento e como funciona o layout dessa página.

Ao acessar a página você se deparará com a seguinte imagem:

Podemos ver o operador já selecionado, no caso esse sou eu, a data por extenso e a grade de horário.

Dica: por default a visualização da grade de horário vem como visualização diária, porém é possível mudar isso clicando nas opções dos calendários. Veja a imagem abaixo.

Da esquerda pra direita:

• Resumo Diário.
• Visualização Diária.
• Visualização dos dias úteis.
• Visualização de todos os dias da semana.
• Visualização de todos os dias do mês.

Eu particularmente prefiro usar a opção 3, visualizar somente os dias úteis, mas ai é com você!

Ainda em dicas, é possível clicar em um horário da grade do dia, ao clicar verá que o horário ficará verde, clicando em outro horário você irá abrir um lançamento no timesheet contabilizando todas as horas que você escolheu nessa opção.
Exemplo: Cliquei em 09:00 e depois em 15:30, irei criar um lançamento já com esse horário definido.

Fazendo um Lançamento no TimeSheet

Para realizar um lançamento no timesheet, basta clicar duas vezes em um espaço em branco do dia e horário que preferir.
Ao clicar irá aparecer a tela com as opções para realizar o lançamento.

• Prestador de Serviços: exibe o prestador de serviços que está fazendo o lançamento.
• Cliente: clique no retângulo maior para aparecer os clientes disponíveis.
• Projeto: clique no retângulo maior para aparecer os projetos disponíveis.
• Data: define a data em que será feita este lançamento.

Inclusão de Horas

• Classe: aqui será mostrado a classe do cliente / projeto.
• Fase: aqui será mostrado a fase do cliente / projeto.
• Atividade: aqui será mostrada a atividade do cliente / projeto.
• Número da Ocorrência: este campo serve para caso você queira atrelar este lançamento a uma ocorrência já existente.
• Lancto Realizado: conforme definido no projeto, esse campo permite definir se o apontamento de horas está sendo feito internamente na empresa ou externamente num cliente.
• Horário: defina um horário para Inicio / Inicio Intervalo / Fim Intervalo / Fim / Total / Competência.

Campos Adicionais

Aqui você irá pode ver os campos adicionais que configuramos no começo do documento, estes campos irão aparecer aqui para serem preenchidos ou irão aparecer com o valores já configurados anteriormente.

• Narrativa Principal: espaço para ser descrito a narrativa principal do seu lançamento. Pode ser configurada para não ser obrigatório.

Inclusão de Despesa

Aqui iremos ver os campos a serem preenchidos para realizar a configuração desta aba.

• Despesa: selecione a despesa já pré-cadastrada no sistema.
• Valor Unitário: insira o valor desta despesa.
• Qtde: quantidade desta despesa.
• Total: total de quanto resulta a despesa.
• Local da Despesa: local que esta despesa será consumida.
• Número do Documento: número do documento que será creditado esta despesa.
• Narrativa Principal: insira uma narrativa para esta despesa.
• Incluir / Salvar Despesa: clique na opção para salvar sua despesa cadastrada.

Despesas Incluídas

Nesta aba será exibido as despesas cadastradas no seu lançamento na aba de cima ( Inclusão de Despesa )

Finalizando

Com seu lançamento preenchido, clique em “Salvar” e você irá visualiza-lo no dia e no horário em que foi lançado. Para identificar lançamentos que contem Inclusão de Despesas, será inserido um ícone de dinheiro em cima do lançamento, visualize melhor no print abaixo destacado em vermelho dois exemplos de lançamento padrão e lançamento com Inclusão de Despesa.

Caso você tenha seguido todos os passos até aqui você já vai estar apto a realizar a configuração de Campos Adicionais para o seu TimeSheet e como realizar lançamentos no mesmo.

Foi difícil? talvez um pouco, mas já acabou!

Aproveite que já está aqui e de uma olhada nos nossos artigos relacionados:

Cadastro de Campo Adicional

TimeSheet – Hora de Coordenação