Controle de Horas de Deslocamento e Exportação de Folha de Ponto
Este manual tem como objetivo demonstrar como contabilizar e pagar horas de deslocamento através do Timesheet, disponível a partir da Versão 2014.05.

Para habilitar essa funcionalidade siga no Menu: Configurações > Timesheet > Geral na Aba Lançamentos de Timecard marque a opção Permite Apontamento de Horas Como Deslocamento e clique em Confirmar Configuração.

Prestadores de Serviço

 No cadastro de prestadores está disponível um campo para informar uma quantidade mínima para deslocamento, este campo não é obrigatório.

Para contabilizar as horas de deslocamento o prestador precisa ter em seu cadastro a Cidade, na aba Adicionais ou na aba Dados Negociação (Pessoa Jurídica).

Somente os prestadores com tipo de lançamento por Timesheet poderão receber horas, uma vez que o deslocamento é controlado através do Timesheet. Essa configura é feita na aba Produtividade no perfil do Prestador de Serviço.

Tempo de Deslocamento entre Cidades e Exportação

O Cadastro/ Configuração de horas de deslocamento entre cidades é feita através da Exportação de Origem/ Destino e Importação das Horas.

Para o funcionamento correto, todos os prestadores e clientes precisam estar cadastrados com o campo cidade preenchidos, caso contrário à cidade não estará listada para exportação e consequentemente não será possível o prestador apontar o deslocamento para o cliente/ projeto.

O endereço selecionado para exportação obedece à seguinte ordem:

– Tipo Único: caso não exista.

– Tipo Faturamento: caso não existe.

– Tipo Cobrança.

Menu Cadastro > Prestadores de Serviço > Perfil de Acesso, selecione o perfil na aba Permissões e marque o módulo Serviços Web > Exportações > Exportar Horas Deslocamento.

Após validar as cidades dos prestadores e clientes, a exportação das cidades já pode ser realizada em Serviços > Exportações > Exportar Horas Deslocamento.

Clique exportar para Excel e preencha o tempo de deslocamento conforme é explicado a seguir:

A exportação consiste em gerar um arquivo em Excel contendo todas as cidades de origem, destino e tempo para deslocamento. As cidades que não estiverem cadastradas com o tempo de deslocamento o valor será 00:00.

Preencha o campo 00:00 no mesmo formato, informando o tempo de deslocamento, exemplo: 01:30.

Após informar o tempo de deslocamento para cada cidade, salve o arquivo para o formato CSV (separo por vírgulas), assim o arquivo já pode ser importado para o sistema, desta forma atualizando o tempo entre cada deslocamento.

Importação de Horas de Deslocamento

Para importar o arquivo CSV, ative este item no Perfil de Usuário, conforme as seguintes instruções: Menu Cadastro > Prestadores de Serviço > Perfis de Acesso, selecione o perfil na aba Permissões e marque o módulo Serviços Web > Importações > Importar Horas Deslocamento.

Após ativação, o serviço está disponível em Menu Serviços > Importações > Importar Horas Deslocamento.

Selecione um arquivo CSV, o padrão a leitura começa na primeira linha, mas caso haja alguma alteração a linha de início de leitura pode ser informada. Clique m importar Dados e a seguinte mensagem aparecerão.

Apontamento de Timesheet com Deslocamento/ Gerando Timecards de Deslocamento

Para informa o deslocamento no apontamento de horas, selecione a opção Ida/ Volta no campo Deslocamento no apontamento de timecard.

Os timecards com deslocamento estarão disponíveis normalmente no calendário, estes terão o seguinte ícone para identificar o deslocamento: ·.

Posicionando o mouse sobro ícone que foi citado acima é possível se o mesmo é apenas Ida, Volta ou Ida/ Volta.

Desta forma foram criados timecards informando deslocamento, entretanto ainda não existem horas de deslocamento, estas serão criadas após o Fechamento do Pagamento do Prestador. O procedimento de Fechamento Pagamento segue o mesmo padrão, para que as Horas sejam exibidas no Fechamento as o perfil do Prestador dever ter os seguintes itens configurados:

Para Exibição correta do relatório, os prestadores devem ter em seu acesso as informações abaixo.

– NA ABA CONTAS E FINANCEIRO: Aceita lanctos financeiros deve estar selecionado.

– EXIBIR PRESTADOR NO RELATÓRIO: O prestador precisar ter a flag Nota Fiscal marcada na aba Dados Negociação (Pessoa Jurídica) e estar vinculado a uma Modalidade de Contratação, caso contrário o mesmo não será exibido no relatório. Os valores são calculados de acordo com as regras da modalidade de contratação e os valores cadastrados na aba Contas & Financeiro.

– ABA DADOS DE NEGOCIAÇÃO (PESSOA FÍSICA): Tipo de Título deve estar selecionado em uma das opções.  Modalidade de contratação deve estar selecionada em uma das opções.

IMPOSTOS: Não existe regra para controle de retenção de impostos.

BONIFICAÇÃO: Para o cálculo de horas para bonificação, é necessário que no cadastro do prestador esteja marcado a flag Recebe Bonificação, informar a quantidade de horas mínimas, para calcular e o valor da hora bonificada na aba Contas e Financeiro. Só serão contabilizadas as horas externas, ou seja, horas de projetos internos ou marcados como hora adicional serão descartadas para o cálculo. Para que seja realizado o cálculo das horas do prestador, as mesmas devem estar Aprovadas.

 

PLANO DE CONTAS: caso o cliente utilize o módulo financeiro do cliente, será necessário selecionar o plano de contas para o correto funcionamento e pagamento do prestador.

 

– CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA: em configurações > Geral aba Dados Padrão, a opção Operação Financeira Padrão deve estar configurada.

Quando filtrar os dados no Fechamento de Pagamento, o mesmo faz a validação de cidade de cada prestador e cada cliente, caso a cidade origem (Cadastro Prestador), cidade destino (Cadastro Cliente) ou tempo de deslocamento (Importação) não esteja preenchida o relatório não permitirá seu fechamento e vai exibir as mensagens de erro conforme o exemplo:

Corrigindo os problemas, as horas de deslocamento serão exibidas nos Detalhes do Custo Total, conforme imagem abaixo:

  • Horas de deslocamento de acordo com os timecards apontados, informando os deslocamentos ida e volta.

As horas de deslocamento são exibidas de acordo com a seguinte regra:

– Como informado no início, no cadastro de prestador deve ser informado o mínimo de horas de deslocamento, ou seja.

– Caso a quantidade de horas de deslocamento seja menor que a informada no cadastro do prestador.

– A quantidade de horas exibidas no fechamento será do cadastro, no caso contrário, o total calculado pelos apontamentos.

– Todos os apontamentos de deslocamento criados pelo Fechamento de Pagamento serão excluídos quando realizar o Cancelar/ Consultar Pagamento Prestador de acordo com o período.

Relatório – Demonstrativo de Horas dos Colaboradores

O relatório é baseado nas informações do Fechamento de Pagamento do Prestador, contempla o total de horas dos prestadores de serviço, informando as Horas Trabalhadas, Horas Excedentes (Horas extras apontadas pelo Timecard), Saldo banco de Horas, Faltas Justificadas, Faltas Injustificadas, Deslocamento (total de horas deslocamento).

As horas de deslocamento também seguem a regra do Fechamento de Pagamento, caso a quantidade de horas de deslocamento seja menor que a informada no cadastro do prestador, a quantidade de horas no relatório será a do cadastro, caso contrário, o total calculado pelos apontamentos.

Para habilitar este relatório acesse Menu Cadastro > Prestadores de Serviço > Perfis de Acesso selecione o perfil na Aba Permissões e marque o relatório Timesheet Web > Relatório Demonstrativo de Horas.

Após esse procedimento o relatório estará disponível em Menu  Timesheet > Relatórios > Relatório Demonstrativos de Horas.

Exportação do Arquivo de Ponto

Para Exportação do Arquivo de Ponto acesse Menu Serviços > Exportações > Exportar Horas Arquivo de Ponto. Caso não esteja visível no Menu ative o mesmo no Perfil do Prestador em: Cadastro > Prestadores de Serviço > Perfis de Acesso.

Após configuração e permissão de acesso ao módulo, o mesmo será disponibilizado conforme imagem abaixo, ao filtrar os dados, o arquivo de ponto já estará disponível para Download através do link:

Download Arquivo Ponto Eletrônico

Clique para fazer o Download do arquivo.

Habilitar campo de deslocamento em Gerador Relatórios e Aprovação

Gerador de Relatórios Horas

A partir da Versão 2015.01 os campos Ida e Volta do Controle de Deslocamento estão disponíveis nos Geradores de Relatório. Para isso iremos seguir dois passos conforme será demonstrado a seguir:

Cadastro > Timesheet > Gerador de Relatórios – Horas (Criação) e selecione um relatório desejado.

Habilite os campos Deslocamento Ida e Deslocamento Volta.

Para consultar a configuração feita vá em Timesheet > Relatórios > Gerador de Relatórios (Visualização), selecione o relatório editado com o filtro de data.

Clique em Filtrar para exibir o relatório, e os campos estarão disponíveis.

Aprovação Foco Cliente/ Foco Profissional

Para habilitar os campos de Deslocamento Ida e Volta vá em Configurações > Timesheet > Níveis de Aprovações e edite a opção HORA FOCO CLIENTE.

Habilite os campos Deslocamento Ida e Deslocamento Volta e Salve.

Faça o mesmo processo na Aprovação Foco Profissional.

Para verificar se o campo está funcionando vá em Timesheet > Aprovações > Horas – Foco Cliente.

Timesheet > Aprovações > Horas – Foco Profissional.