Cadastro Faixa de Horas > consiste em cadastrar como cada faixa de hora é tratada (horas normais e horas extras). Acesse: Cadastro > Prestadores de Serviço > Faixas de Horas, clique em Adicionar.
Dê um nome para faixa e clique em Adicionar:
*Selecione a opção indicada somente se a empresa estiver no estado de São Paulo.
Depois da faixa adicionada, na tela anterior clique em Detalhes da Faixa de Horas.
Clique em Adicionar para incluir os horários.
É importante ter a faixa diária total das 00:00 as 23:59 , e de preferência que tenha todos os dias da semana.
Criada a Faixa de Horas é necessário vinculá-la aos prestadores, para isso acesse: Cadastro > Prestadores de Serviço > Prestadores de Serviço > Editar.
Edite o cadastro do prestador e na Aba Produtividade inclua a Faixa de Horas criada e salve as alterações feitas.
Certifique-se que essa configuração Controle de lançamento Interno /Externo está marcada. Para isso vá em Configurações > Timesheet > Geral, Aba Lançamento de Timecard.
Cadastro de Serviço
É importante ter um serviço para ser utilizado no contrato, recomendamos que sejam criados dois serviços, um para o pacote da franquia e outro para as horas excedentes. Vá até Cadastros > Valores > Serviços & Despesas, clique em Adicionar.
– Aba Dados Principais: selecione um tipo de serviço, digite um código e dê um nome para o serviço.
– Aba Plano de Contas: inclua uma família de contas (selecione uma conta de receita e outra de despesa).
– Aba Idiomas: Repita o nome do Serviço no campo Descrição e clique em Adicionar.
– Tabela de Preço: Após criado o Serviço, vincule uma Tabela de Preço em Cadastro > Valores > Tabelas de Preço.
Edite a tabela e na Aba Serviços inclua os serviços criados e salve as alterações:
Cadastros de Franquias e Alertas
Acesse: Cadastro > Clientes > Franquias, e clique no botão Adicionar Franquia.
Dê um nome para franquia e clique em Adicionar Franquia.
Os alertas de franquias têm como principal função avisar quando chega a um determinado ponto de utilização da franquia contratada. É possível cadastrar mais de um alerta, por exemplo, em uma franquia de 100 horas mês, é possível alertar quando chegar a 70% e avisar somente a empresa e quando chegar a 85% avisar o cliente. Assim ele poderá acompanhar quanto foi utilizado de suas horas contratadas.
Cadastro do Projeto
O projeto deve ser cadastrado preferencialmente sem o contrato, pois o contrato deve ser feito separadamente. O único item essencial é que a opção “Trabalha com o Service Desk” esteja habilitado, pois as horas devem ser apontadas nas ocorrências com esse projeto.
Contrato
No contrato serão informadas as horas da franquia e o controle, para cadastrar acesse Projetos > Contratos > Contratos. Clique para Adicionar um Novo Contrato:
Na aba Contrato Geral:
– Selecione o cliente.
– Selecione o Projeto.
– Dê um nome para o contrato e um código, ou clique no botão para que seja gerado um código sequencial.
Bloco Financeiro
– Dia Pagto: dia que o cliente paga o boleto, não precisa ser fidedigno.
– Dia de faturamento: dia em que a Nota Fiscal é emitida, não precisa ser fidedigno.
– Validade: data de validade do contrato, quando deverá ser renovado.
-Vencimento: sempre a vista.
– Centro de Responsabilidade: é o centro em que a receita irá ser imputada, no contas a receber é possível fazer rateio, no contrato só é possível selecionar uma filial/área/equipe.
– Operação financeira: é a operação que esta sendo realizada, e pode ser previamente cadastrada.
– Família de Contas: é a família a ser utilizada.
– Tipo de Titulo: se o pagamento será através de boleto, deposito etc.
– Operação Fiscal: não é obrigatório informar o banco.
Aba Contrato Dados Adicionais
Bloco Geral:
– Categoria: é possível “categorizar” os contratos, por exemplo, contrato Gold, Contrato Platinum, ou então apenas colocar um Geral, pois este é um campo obrigatório. Se quiser acrescentar outra categoria é necessário cadastrar previamente em Cadastros > Tabelas Auxiliares > Categorias.
-Moeda: selecione a moeda a ser utilizada para cobrança.
-Modalidade Horas: deixe essa opção marcada para gerar o faturamento.
Bloco Franquia:
Importante: ao selecionar a opção Franquia, automaticamente a opção Modalidade Horas será inativada, pois o sistema não permite que a Franquia seja selecionada com outra modalidade.
-Modalidade Franquia Horas: deve estar marcada para controlar as horas apontadas.
-Alerta de Franquias: vincule a Franquia que foi cadastrada anteriormente, e que contém os alertas.
-Tipo Franquia: Marque a opção Total de horas para o cenário em que o cliente contrata um pacote de horas de suporte.
-Franquia Total Horas: insira a quantidade de horas contratadas pelo cliente, é com base nesse número que os alertas serão disparados quando atingirem a porcentagem configurada.
-Franquia Serviço Excedido: é necessário vincular um serviço, caso o cliente ultrapasse as horas contratadas, o excedente será contabilizado neste serviço. Pode ser utilizado o mesmo serviço, o ideal é utilizar um diferente para que a visualização do excedente fique mais clara.
Clique em Salvar Contrato, após salvar a Aba Serviços surgirá.
Observação: Quando o cliente quiser definir quais horas deve contabilizar na franquia, os lançamentos devem inicialmente ver todos como não cobrável e na aprovação marcar como cobrável, assim só as cobráveis entrarão na franquia.
Aba Serviço:
Clique em Adicionar
Uma nova tela será aberta.
-Projeto: selecione o contrato a ser vinculado a este projeto.
-Serviço: escolha o serviço para o pacote.
-Plano de Contas: selecione o plano de contas que foi vinculado ao serviço.
-Controla Franquia Horas: deixe marcado para validar as horas.
Bloco Dados do Serviço
-Data Início do Serviço: quando começará o serviço.
-Data Início Faturamento: quando o serviço começará a ser cobrado.
Bloco Validade Serviço
-Validade: normalmente a mesma utilizada no contrato.
Configuração das Tarefas do Windows: Solicitar ao suporte da Multidados que sejam feitas as configurações de Tarefa do Windows no servidor para que os e-mails de alerta sejam disparados. Esse processo é feito somente pelo suporte.
Operacional: Primeiramente é preciso configurar qual status da ocorrência consumirá horas da franquia, em Cadastros > Service Desk > Status:
Os status que contém a opção “Gera Timecard” marcada consumirão horas, clique em alterar para editar selecionar a opção.
Depois de configurado o status, ao movimentar uma ocorrência irá aparecer o botão Lançar Timercard.
Clique em lançar Timecard para abrir o apontamento:
Salve e as horas trabalhadas serão consumidas da franquia.
Adicionando um contrato ao Projeto:
Projetos > Portfólio de Projetos > Todos os Projetos: ao abrir a tela clique no botão editar do projeto feito e vá até a Aba Dados do Contrato > Campo Dados da Fatura.
Descrição de cada campo:
É possível escolher dois tipos de controle de franquia: por HORAS ou por VALORES.
Quando for controlada por HORAS, o campo para a base de cálculo será: Franquias Total Horas.
Quando for controlada por VALOR, o campo para a base de cálculo será: Franquia Valor Mensal.
– Franquia Total Horas: estipular a quantidade de horas que o contrato deve usar por mês, essa opção é somente para franquias controladas por HORAS. (esse campo só será obrigatório quando for franquia controlada por HORAS).
– Franquia Valor Mensal: O valor a ser cobrado por mês pela franquia utilizada (campo obrigatório).
Franquia Valor Hora Excedente: Valor a ser cobrado a mais, caso a franquia exceda no mês. (campo obrigatório).
– Serviço Franquia Excedida: Adicionar um serviço para franquia excedida (campo obrigatório).
Campos não obrigatórios:
– Acumula Saldo de Franquia: Com essa opção é possível criar um saldo das horas que foram utilizadas (funcionalidade MCP).
– Qtde Tempo: Aqui é estipulada a quantidade de meses que o saldo de franquia deve ser zerado.
Alertas de franquias: É possível criar um alerta com porcentagens para ser informado via e-mail do andamento da franquia.
Lançamento de Timecard:
Fazer os lançamentos de Timecard para o projeto criado e aprová-los no foco cliente.
Relatório de Franquias
Após os lançamentos, conferir as horas no relatório de franquias. Esse relatório só contempla a funcionalidade de franquias tipo: HORAS, quando as franquias forem do tipo: VALORES, tirar um relatório de valores no timesheet.
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