Pra que serve? Este manual serve para demonstrar para o cliente como cadastrar um projeto Budget. O Budget significa orçamento e pode ser utilizado por qualquer departamento que deseja manter controle de rentabilidade do projeto. Ele permite que o Gerente de Projetos realize um orçamento prévio, podendo obter um melhor planejamento, estimativa, orçamento e controle dos custos.

Pré-requisitos: este manual não possui pré-requisitos ( talvez uma xícara de café quente ).

Cadastramento de Budget

Para estar realizando o cadastramento  do budget clique em Projetos > Cadastros > Listar Todos. Você pode adicionar um novo projeto ou editar um existente. Quando clicar na aba Budget você verá um resumo do projeto.

• Resumo do Projeto – Informa sobre as inclusões realizadas pelo gerente em relação aos recursos necessários para o projeto, bem como as despesas disponíveis, serviços e eventos.

Adicionar Grupo de Recursos Humanos

Em Recursos Humanos Solicitados – Adicionar Linha ( exemplificado na imagem abaixo )

• Selecionar a categoria do prestador, o período em que o mesmo estará alocado no projeto e quantidade de horas que irá trabalhar.
• O campo “R$ Custo/Hora” será preenchido de acordo com o valor informado no cadastro de categorias. Todavia se o gerente quiser estipular um valor diferente de venda dessas horas, o mesmo poderá incluir um valor diferente no campo “R$ Venda/Hora”.
• Será mostrada a diferença em R$ do Custo e da Venda, bem como sua porcentagem.

O exemplo acima esta preenchido da seguinte forma: foi selecionada a categoria do prestador, neste caso cadastramos duas: GERAL e LIDER DESENVOLVIMENTO.

 A partir da versão 2020.04.3 podemos escolher qual será o prestador do projeto através do ícone de pessoas ao lado de Selecione, e a seguinte tela será aberta.

E também na versão 2020.04.3 a Data Inicial e a Data Final aparecem lado a lado, assim não precisa clicar em Configurações avançadas para o detalhamento da data.

( imagem abaixo )

Foi indicada a quantidade de horas que este prestador irá atuar no projeto, e depois qual o custo que ele gera. No caso acima o prestador com categoria de GERAL gera um custo de R$200,00, no entanto o gerente do projeto esta vendendo os serviços dele por R$250,00, com é gerado um retorno de 25%.

Depois de preenchido o Cadastro de RH, não se esqueça de salvar.

Despesas do Projeto

Clicando em Despesas serão mostradas apenas as despesas cadastradas previamente para o projeto. O gerente de projetos tem autonomia para definir os valores relacionados à despesa.

Ele define o valor unitário, o valor máximo cliente e prestador, bem como se há limites de valores, se cobrável e reembolsável para o prestador.

Eventos

A parte do cadastro de eventos serve exclusivamente para incluir Eventos que irão acontecer no projeto e quer orçar seu valor dentro dos custos do projeto.

É um campo simples, onde será incluído o nome do evento, a data de previsão e o valor.

Detalhes do Projeto

Nesta tela, temos as seguintes informações complementares.

• Tabela de referencia: é a tabela de referência que já foi cadastrada inicialmente no projeto, se este projeto emitira nota de debito, com informações das suas despesas.
• Versão: é onde se define que define qual a versão atual, para cada alteração de budget será necessário atribuir uma nova versão.

Obs: Ao clicar em uma versão não será possível alterar a versão anterior, criando uma nova versão o sistema obriga a alteração de versão. Exemplo: Versão: vs 001 para vs 001-1.

A versão antiga poderá ser visualizada conforme mostra a imagem abaixo:

• A Visualiza a versão antiga, quando criada uma nova versão esta não poderá ser editada, ficando apenas para consulta.
• B Mostra as versões atribuídas ao projeto.
• C Mostra o status em que se encontram as versões, neste caso NOVA VERSÃO significa que foi gerada uma nova versão.

Obs: As solicitações de recursos somente são enviadas ao RH após gerar contrato.

• Tipo de Margem: em Tipo de Margem, poderá definir se é do tipo Margem Vendida ou Margem Projetada. (Bem como outras opções que podem ser cadastradas em: Cadastro > Tabelas Auxiliares > Tipo de Margem).
• Overhead: o campo Overhead corresponde às despesas gerais de uma empresa, nele você pode selecionar as despesas tanto como porcentagem como em valores.
• Impostos: os impostos devem ser previamente cadastrados, e os mesmos poderão ser utilizados a fim de obter um melhor retorno do orçamento.
• Desconto comercial: no desconto comercial, podemos cadastrar um desconto para o cliente no pagamento do projeto. Tanto em percentual, quanto em valor real.

Margem de Budget

Existem dois tipos de margem no Budget: Vendida e Projetada.

• Margem Vendida: a margem vendida é aquela que vai ser apresentada para o cliente. Por exemplo: foi vendido um Projeto para um cliente por R$100.000,00(considerando tenha sido definido inicialmente que a Margem vendida não pode ser alterada como na figura abaixo). Sendo que seu custo foi de R$50.000,00 o que irá gerar uma margem de 50%. Portanto, a margem de venda do Projeto será fixa.

• Margem Projetada: Já na margem projetada, (onde são controlados os gastos do Projeto), tudo que for incluso (tais como recursos e despesas) poderá gerar variação da margem. Visto que este cálculo está relacionado aos gastos que você terá no projeto e não diretamente a margem de venda do projeto.

Exemplo: Foi informado para o cliente que precisaria de 10 recursos, no entanto foram alocados apenas três que executariam o trabalho dos 10, ou seja, você estará aumentando ainda mais a sua margem de lucro.

Em resumo, a margem vendida quando configurada para ser fixa, serve para dar uma base à margem projetada (em relação aos custos e valores que o projeto terá), mas deve-se levar em consideração que o que você esta projetando esta dentro do valor determinado na margem vendida ou se corre o risco de prejuízos. Exemplo:

Ou seja, inicialmente foi projetado que teria um custo de R$50.000,00, mas o projeto foi realizado gastando R$40.000, portanto a margem aumentará para 60%, ou projetado que teria um custo de R$50.000,00, mas o custo do projeto foi de R$60.000, portanto a margem diminuirá para 40%.

Custo Prestador

O conceito de custo no budget é um custo de referência (não obedece ao custo real do prestador) e ele não pode ser alterado. Ao final do projeto você terá a análise de onde impactou as diferenças.

O correto é você utilizar um custo médio por categoria (tabela de preço) prevendo modificações posteriores. No budget você irá alterar apenas o preço de venda.

Despesas

Quando é gerada uma versão do budget sem as despesas, você só conseguirá lançar até a data final da versão anterior (caso ela tenha despesas). Este problema emite a seguinte mensagem no lançamento: LANÇAMENTO DE DESPESA: DATA EXPIRADA.

Quando a despesa é de reembolso ela não pode alterar a margem do budget. Pois o dinheiro vai entrar e sair.

Você acaba de finalizar mais um de nossos manuais, parabéns!

Aproveite que esta aqui e de uma olhada nesses artigos relacionados:

Manual Projeto – Budget do Projeto