A empresa pode vender seus serviços em um pacote por horas ou por valores. Cada pacote é definido por um período de tempo, geralmente os pacotes são mensais. Quando se esgota as horas ou os valores do pacote, o cliente pode contratar horas ou valores extra, que terão um custo maior.
O sistema Multidados, além de gerenciar as franquias de cada cliente, também pode enviar avisos para seus clientes sobre o quanto falta para a franquia acabar.
O sistema pode cadastrar uma franquia por projeto.
O controle de franquia envolve vários cadastros pelo sistema.
A Franquia usa as horas de algum funcionário, que presta algum serviço para o cliente. Assim, faz-se necessário definir o esquema de faixa de horas para todos os funcionários que prestam aquele serviço.
O usuário precisa cadastrar uma Faixa de Horas exclusiva para o serviço da franquia. Se a empresa estiver no estado de São Paulo o checkbox ao final do formulário precisa estar preenchido.
Ao cadastrar os Detalhes da Faixa de Horas, o usuário precisa colocar como horários, 00:00 e 23:59 (o dia todo), e de preferência todos os dias da semana, pois assim será usada a franquia pelo cliente.
No cadastro de um prestador de serviço, na aba Produtividade, defina a faixa de horas como a criada para a franquia desejada.
Verifique a configuração “Controle de Lançamentos Interno / Externo” se está ativo.
A Franquia gerencia as horas ou os valores gastos em algum serviço (atividade). Além deste serviço, um outro poderá ser criado para as horas excedentes da franquia, ou seja, para o caso de a franquia ser usada 100% e o usuário usar horas além, as horas excedentes.
5.1. Na primeira aba Dados Principal, temos os subitens Tipo, Código, Descrição, Unidade, Complemento, Observação, Ordem Impressão, Narrativa Fatura, Despesa BackOffice, Anexo Obrigatório, Inpi e Código Inpi;
5.2. Em seguida, na aba Grupos, o usuário pode definir quais grupos (receitas e despesas) serão aplicadas no serviço.
5.3. Em seguida, na aba Plano de Contas, o usuário precisa definir quais contas (receitas e despesas) serão aplicadas no serviço
5.4. E na aba Impostos, o usuário pode definir quais impostos serão usados.
5.5. E na aba Idiomas, o nome do serviço para cada idioma usado.
As tabelas de preço definem os preços dos serviços.
Portanto, o usuário precisa preencher o valor da hora do serviço criado para a franquia.
6.1. Na Aba Dados Principais temos os subitens Ativo, Descrição, Moeda, Ano, Mês e Dia.
6.2. Na Aba Dados Adicionais temos os subitens Tabela de Origem e Porcentagem Reajuste.
6.3. Na Aba Serviços temos como incluir serviços.
6.4. Na Aba Honorários podemos incluir os honorários.
6.5. Na Aba Despesas podemos incluir as despesas, além de poder bloquear preços, valor fixo para prestador e cliente, limitar despesa, reembolsável prestador e cliente.
6.6. Na Aba Produto podemos incluir os produtos.
6.7. Na Aba Reajuste Preços podemos incluir os reajustar os preços além de habilitar ou desabilitar os itens Serviços, Honorários, Despesas e Produtos.
Através da tela de Avisos de Franquias, o usuário pode gerenciar a forma como o sistema vai mandar notificações de acordo com a porcentagem de uso da franquia.
Obs.: O usuário pode criar vários avisos, com diferentes porcentagens entre 0%, a 100%.
Como a imagem abaixo de um exemplo de 80%.
Lembrando que cada porcentagem pode definir formas diferentes de soltar alertas: por e-mail do cliente ou de outra pessoa, alerta na abertura ou movimentação de ocorrência, se um status que para a contagem do SLA (tempo de atendimento das ocorrências) é usado.
Como a imagem abaixo de um exemplo.
Configuração das Tarefas do Windows: Solicitar ao suporte da Multidados que sejam feitas as configurações de Tarefa do Windows no servidor para que os e-mails de alerta sejam disparados. Esse processo é feito somente pelo suporte.
A franquia é associada a um projeto através de um contrato. Primeiramente é preciso criar um projeto da forma mais simples, então clique em Adicionar um novo Projeto. O importante é marcar a opção “Trabalha com o Servicedesk”, pois a franquia envolve atendimentos.
No contrato serão informadas as horas da franquia e o controle.
9.1. Na aba Contrato Geral, temos os seguintes subitens, Cliente, Contrato, Reajuste e o Financeiro.
No bloco Cliente, temos os seguintes campos:
No bloco Contrato, temos os seguintes campos:
No bloco Reajuste, temos o seguinte campo:
Dê, também, um nome para o contrato e um código, ou clique no botão para que seja gerado um código sequencial.
No bloco Financeiro, temos os seguintes campos:
9.2. Na aba Dados Adicionais, temos os seguintes subitens, Geral, Franquia, Taxas, Vinculações e o Faturar Meses.
No bloco Geral, temos os seguintes campos:
No bloco Franquia, ao selecionar a opção Franquia, automaticamente a opção Modalidade Horas será inativada, pois o sistema não permite que a Franquia seja selecionada com outra modalidade.
No bloco Taxas, temos os seguintes campos:
No bloco Faturar Vinculações, temos os seguintes campos:
No bloco Faturar Meses, temos os seguintes campos:
Essa opção podemos determina os meses que podem ser gerado o faturamento.
9.3. Quando o contrato for salvo, basta editá-lo para que a aba Serviços apareça.
É preciso incluir o serviço criado para a Franquia no contrato, para isso, de volta ao cadastro do Contrato, na aba Serviços, clique em Adicionar. Assim vai aparecer uma nova janela flutuante. Preencha os campos:
Bloco Datas do Serviço:
Bloco Validade do Serviço:
O usuário pode gerar um Timecard através da tela Operar OC, mas, para isso é preciso de um Status que tenha a opção Gerar Timecard. Isso é possível ver na tela de listagem dos Status.
Caso, o Status não gere Timecard, o usuário pode definir que sim na aba Lançamento de Horas.
O contrato deve pertencer a algum projeto, logo é no cadastro do projeto que se associa o contrato. Vá até a aba Dados do Contrato.
No bloco Dados para Fatura, preencha os campos de datas. Em Modalidade de Contrato, selecione a opção Franquias.
Uma coisa importante, quando a franquia será contada por horas, a base de cálculo será o campo Franquias Total Horas.
Para a franquia ser contada por valores, a base de cálculo levará em conta o campo Franquia Valor Mensal.
Logo, os campos que deverão ser preenchidos são:
Depois de feito todo o processo, os usuários fazem os lançamentos de horas para o projeto. Alguém aprova as horas, com a opção “Cobrável” habilitada. Essas horas cobráveis serão usadas para descontar as horas na franquia do cliente.
O usuário pode ver como estão as franquias dos clientes ao longo do tempo. O relatório resume os dados.
